"Sømmet og nummerert x antall ark" er kanskje det eneste du tenker på når det kommer til behovet for å stifte dokumenter. Hvordan sy dokumenter? Nykommeren ser umiddelbart for seg hauger med papirer, godt festet med bankgarn, dekket med etsende støv, et sted i hjørnet av en regnskapsfører eller personalavdelings kontor.
Imidlertid er ikke alt så enkelt og overfladisk som det ser ut ved første øyekast. Hva du trenger å vite for å unngå feil i denne vanskelige saken? Hvordan sy dokumenter med tråder i henhold til et bilde? Disse spørsmålene vil bli diskutert i detalj i de trinnvise instruksjonene.
Hvorfor gjør gammeldagse stifter?
Det er mange offentlige etater som kan kreve dokumenter sydd ikke på fabrikkmessig måte, men manuelt, ved hjelp av tråder. Dette er først og fremst skattetilsynet, arkivet, de ber om å sy dokumenter med tråder under aksept av papirer forregistrering av enkeltentreprenører, registrering av juridisk enhet eller papirarbeid for anbud. Hvordan stifte dokumenter riktig, viser bilde nummer 2. Bruk vanligvis tykk tråd og en tykk nål.
Det antas at verdipapirer bundet på denne måten er vanskeligere å miste, forfalske eller erstatte ark. Noen organisasjoner, nettopp på grunn av dette, bruker en slik "bestefar"-form for å feste viktige dokumenter. Det er et annet argument - noen ganger er papirer strengt konfidensielle, og ledere, som frykter publisitet eller påvirkning fra konkurrenter, overlater slikt arbeid bare til henholdsvis en pålitelig person, og nekter hjelp fra spesialiserte firmaer.
Viktig
Feilaktig sammensydde dokumenter kan føre til avslag på registrering eller omregistrering av et foretak, akseptere papirer i arkivet, føre til at organisasjonen trekkes ut av anbudskonkurransen, påvirke tilsynsmyndighetens avgjørelse i tilfelle av en revisjon av organisasjonen.
Finnes det enhetlige normer?
Til dags dato er det ingen klare regler for hvordan du syr dokumenter med tråder etter ett enkelt mønster. Det er kun anbefalinger og instruksjoner. I utgangspunktet bruker bedrifter den metodologiske utviklingen til Rosarkhiv, som ble godkjent av ordrenummer 76 i 2009, kravene til GOST "Kontorarbeid og arkivering", samt instruksjoner fra sentralbanken i Russland.
Forberedende stadium
Alle dokumenter som skal stiftes må forhåndsvises, hvis det er blyantmerker, slett dem. Viktigvurdere nøye hver side, utelukk dem fra å holde seg til hverandre, sørg for en logisk og riktig rekkefølge av dokumenter i en stabel. Fjern skarpe gjenstander, nåler, stifter eller binders, da de kan skade innbindingstråden og føre til tap av dokumentet. Det er nødvendig å nummerere sidene med en enkel svart blyant, i høyre hjørne; bruk av blekk, inkludert farge, er ikke tillatt. Du kan ikke nummerere for nær teksten i dokumentet, jo mer overlapper det. Bare forsiden av arket er nummerert. Det totale volumet av det stiftede dokumentet må ikke overstige 250 ark, og høyden på det innbundne og nummererte dokumentet må ikke overstige 4 centimeter. Et eksempel på hvordan du syr dokumenter med tråder er vist på bildet.
Neste trinn i forberedelsen er valg av verktøy. For å sy dokumenter riktig med tråder, trenger du: en syl, spesielle tråder, et pappdeksel, som på bildet. I noen tilfeller brukes en hullstans. Hvordan og med hva du skal sy dokumenter, bestemmer hver spesialist selv. Det er mest praktisk å bruke harde tråder eller bankgarn, i noen tilfeller brukes ulltråder eller lisser. Oftest bærer de funksjonen som dekorasjon. Vanligvis bruker seriøse rapporter en mer streng stil. Forbered dokumentene selv og skjemaet for inventaret.
Noen finesser
- Storformatark, for eksempel A3 eller A2, må også nummereres. For å gjøre dette er den fullstendig utvidet og nummerert i henhold til generelle regler. Deretter brettet og forsiktig limt bakhjørne.
- Hvis det er nødvendig å arkivere et brev, åpnes det, først blir selve konvolutten nummerert, deretter sidene i brevet etter tur.
- Dokumentomslaget er ikke nummerert. Dessuten er tittelsiden ikke nummerert hvis det ikke er omslag. Det andre arket er imidlertid allerede nummerert med tallet "2".
- Hvis antallet ark er mer enn 250, er de delt inn i volumer. Denne praksisen er vanlig i domstolene. Hvert bind må nummereres separat.
- Hvordan stifte dokumenter hvis det ikke er mulig å angi arknummeret øverst til høyre eller hele arket er opptatt? Dette skjer ofte, for eksempel ved nummerering av et bilde, og i så fall er nummerering bakfra tillatt.
- Ved feilnummerering kan du krysse ut nummeret. Rettelsen må imidlertid bekreftes med en signatur.
- Hvis ikke mer enn to ark hoppes over, er det tillatt å bruke bokstavbetegnelse for hoppede sider. Den digitale nummereringen av hoveddokumentet endres ikke, men antallet ark øker. I dette tilfellet er det nødvendig å advare personen som skal motta dokumentene om dette.
- Hvis det er nødvendig å nummerere et dokument som allerede er nummerert eller har nummerering, vil det bli nummerert igjen.
- Hvis arkene i dokumentasjonen ikke kan skilles eller de er limt sammen, nummereres de som ett ark. Dette skjer hvis et dokument for eksempel har en sjekk, et fotografi eller et avisutklipp klistret på. Men samtidig er det nødvendig å lage en inventar, og i "Merk"-kolonnen eller i sertifiseringsinskripsjonen er det viktig å avklare hvilke dokumenter som ble limt inn, på hvilken side og hva de inneholdt.
Hvilke dokumenter sys oftest sammen med tråd? Først av alt, konstituerende og inkorporeringsdokumenter. De har oftest et lite volum, de er lettere å stikke hull på med syl, og det er enkelt å sy. Det er flere teknologier for søm, du kan lage to punkteringer, tre eller fem. Tre hull er det vanligste alternativet. Fem hull vil komme godt med når noen dokumenter er mindre enn andre, tilkobling av fem hull vil bidra til å fikse dem bedre. Fem-hulls stifting brukes hvis dokumentene er av høy verdi, dette vil redusere risikoen for erstatning.
Hvordan sy dokumenter riktig med tråder: trinnvise instruksjoner
- Stable arkene, juster kantene.
- Sjekk arkrekkefølgen.
- Marker med en blyant stedene for fremtidige punkteringer symmetrisk i midten på venstre side av arket. Dette kan gjøres både på ett ark og på alle.
- Det er nødvendig å avvike fra teksten minst 1,5 centimeter.
- Merkene må være strengt vertikale, en avstand på opptil tre centimeter fra hverandre er tillatt.
Hvis dokumentet er stort nok, er det mer praktisk å stikke hull i det med en syl. Start vanligvis fra det øverste hullet.
Hvis det ikke er mulig å bruke fabrikkomslaget, som på bildet, kan det første og siste arket limes med en tynn pappremse for å unngå skader på sidene. Det er viktig å velge riktig trådlengde, vanligvis mellom 50 og 80 cm.
Klassisk søm med tråd - tre hull
La oss analysere muligheten for hvordan du syr dokumentertrinn for trinn i tre hull. Dette er det klassiske og vanligste alternativet for å arkivere papirer i arkivet eller for verifisering. Hvordan du syr dokumenter med tråder i dette tilfellet er bedre å se på bildet.
Bring nålen og tråden ned under bunken med dokumenter, før den ut gjennom hullet ved nummer to. Vi må ikke glemme en liten "hale" 7-8 cm lang, den kommer likevel godt med. På forsiden retter vi nålen inn i det øvre hullet, og returnerer deretter nålen til det laveste hullet nr. 3. Deretter "dykker" nålen inn i det sentrale hullet, som et resultat forblir begge trådene under. Nå kan de knyttes.
Videre skal dokumentet attesteres, et papirark limes, et segl og underskrift av ansvarlig person settes på toppen. Hvordan du syr dokumenter riktig og fester knuten med tråder, kan du se på bildet.
I tillegg er det limt et inventar på baksiden av det siste arket. Innskriften kan gjøres for hånd eller bruke ferdige maler, som på bildet.
Hvordan stifter jeg dokumenter i fire hull?
Fire-hulls piercingteknologi er nesten identisk. Den eneste forskjellen er at dokumentet er sydd fra topp til bunn. Det ser ut som en sytråling. Bare i dette tilfellet gjentas det i omvendt rekkefølge, først fra topp til bunn, deretter fra bunn til topp. Dermed er slipsene homogene uten mellomrom, som om de er sydd på en gigantisk symaskin.
Spesielle anledninger
Noen ganger er det tillatt å koble dokumenter ikke vertik alt, men på hjørnet. PÅDette er hovedsakelig finansiell rapporteringspapir, som involverer festing av kontantbånd, sjekker på høyre side. Slike dokumenter er sydd på hjørnet. Trinnene er de samme som for standard montering av dokumenter, bare hullene er gjennomboret i hjørnet. Vanligvis er det to. Arket limes nøyaktig til hjørnet. Videre er fremgangsmåten lik - den er sertifisert, et segl settes.
Konklusjon
I prosessen med å klargjøre og stifte et dokument er det viktig å tenke på forhånd hvordan man stifter dokumenter for å unngå all slags force majeure. Noen ganger må du for eksempel lage en kopi av dokumenter som allerede er bundet og arkivert. Det er verdt å bekymre seg for slike øyeblikk på forhånd. Vanligvis kan HR- eller regnskapsspesialister gjette på forhånd hvilket dokument som først må kjøres gjennom en kopimaskin. Dette forenkler arbeidet og sparer tid.
